Privacybeleid UiTPAS

Bedankt dat u gebruik maakt van UiTPAS. UiTPAS is een spaar- en voordelenprogramma voor het brede publiek dat deelneemt aan het publieke vrijetijdsleven in Vlaanderen en Brussel. Ook wordt UiTPAS gebruikt voor het toekennen van reductietarieven voor mensen met een UiTPAS met kansentarief. In dit document schetsen we het privacybeleid dat van toepassing is op het gebruik van uw UiTPAS.

UiTPAS is een participatiebevorderend project van de Vlaamse overheid in samenwerking met UiTPAS-partners zoals steden en gemeenten en aanbieders van vrijetijdsaanbod uit Vlaanderen en Brussel. Algemene realisatie, coördinatie en eigendom zijn in handen van publiq vzw, die als non-profitorganisatie handelt in opdracht van de Vlaamse overheid (Henegouwenkaai 41-43, 1080 Sint-Jans-Molenbeek, ondernemingsnummer 0475.250.609, tel: 02/551 18 70, fax: 02/551 18 99, e-mail: info@publiq.be, www.uitpas.be).

Voor UiTPAS gebeurt de uitbating door UiTPAS-partners (zoals steden en gemeenten). UiTPAS-partners sluiten overeenkomsten met lokale vrijetijdsorganisatoren en -aanbieders, die UiTPAS accepteren als spaar- en voordelenkaart. Voor alle vragen in verband met het gebruik van uw UiTPAS kan u de helpdesk van de betrokken UiTPAS-partner contacteren waarvan u de contactgegevens op de site van de betrokken partner vindt en in de specifieke gebruiksvoorwaarden van de betrokken UiTPAS.

1. Aanvaarding van het privacybeleid

Bij de registratie en het gebruik van uw UiTPAS worden uw persoonsgegevens bijgehouden door publiq. Daarbij nemen wij uw privacy bijzonder ernstig. Met deze privacyverklaring willen we u dan ook zo duidelijk mogelijk informeren over de manier waarop wij uw persoonsgegevens verzamelen en gebruiken. Deze privacyverklaring is geheel in overeenstemming met de normen van de Belgische en Europese wetgeving rond de bescherming van de persoonlijke levenssfeer.

Deze privacyverklaring wordt u ter beschikking gesteld bij aanvraag van een UiTPAS. We raden u aan om dit document aandachtig door te lezen. Na aanvraag van een UiTPAS ontvangt u een e-mail die u doorverwijst naar een registratiepagina waar u de privacyverklaring ook online kunt raadplegen. Door uw UiTPAS daadwerkelijk in gebruik te nemen, gaat u uitdrukkelijk akkoord met dit privacybeleid.

2. Toestemming

Als u een UiTPAS aanvraagt, stemt u ermee in dat uw persoonsgegevens verwerkt worden voor de specifieke doeleinden die in deze privacyverklaring worden omschreven.

Ook minderjarigen kunnen een UiTPAS aanvragen. In dat geval is de uitdrukkelijke toestemming nodig van ouder(s), voogd of wettelijk verantwoordelijke. Ook wijzen we op het belang van overleg en educatie rond het vrijgeven van persoonsgegevens door minderjarigen.

De UiTPAS wordt ter beschikking gesteld door lokale partners (regio's, steden en gemeenten) en door partners rond specifieke toepassingen (lidmaatschap van een vereniging, museumpas…). Bij aanschaf van een UiTPAS kan u zelf kiezen hoe u op de hoogte wenst te blijven van lokale UiTPAS-activiteiten en omruilvoordelen. U hebt steeds het recht om ons te melden dat u deze informatie niet meer wenst te ontvangen.

Indien u hebt aangeduid dat u informatie wenst te ontvangen betreffende de UiTPAS, het aanbod en de voordelen, zullen wij deze informatie via elektronische weg mededelen. U hebt steeds het recht om ons te melden dat u deze informatie niet meer wenst te ontvangen. Elke e-mail zal een hyperlink bevatten die u kan aanwenden om deze informatie stop te zetten.

3. Bijgehouden persoonsgegevens

Voor een optimaal gebruik van UiTPAS moeten we een aantal persoonlijke gegevens bijhouden en verwerken. Bij het aanmaken van uw UiTPAS vragen we u daarom om uw voor- en familienaam, adres, rijksregisternummer, leeftijd, geslacht, nationaliteit, geboorteplaats en geboortedatum op te geven. Deze gegevens zullen we enerzijds gebruiken in het kader van dataopslag met het oog op authenticatie, profielopbouw, analyse en rapportage en anderzijds in het kader van dataverwerking met het oog op uw gebruik van UiTPAS (punten sparen, voordelen ruilen, kansentarieven toekennen) en informatie en suggesties op maat.
Deze persoonsgegevens kunnen geregistreerd worden via uw elektronische identiteitskaart. Uw rijksregisternummer en afbeelding wordt ook bewaard in ons datasysteem. Dit maakt uw account uniek en beschermt uw UiTPAS tegen eventuele fraude. publiq heeft hiervoor een machtiging, goedgekeurd door de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer (dossiernummer RN-MA-2014-294 hd).
Als u dat wenst, kan u zelf ook laten registreren of u lid bent van bepaalde verenigingen of aanspraak maakt op het kansenstatuut. Ook staat het u vrij bijkomende contactgegevens (telefoonnummer, e-mail) mee te delen met het oog op een efficiënte communicatie.

Tot slot wijzen we erop dat bepaalde gegevens op geautomatiseerde wijze worden verzameld, telkens wanneer u UiTPAS gebruikt. In het bijzonder gaat het dan over uw deelname aan het vrijetijdsaanbod, uw gespaarde punten en uw gekozen ruilvoordelen. Voor het gebruik van een online account gekoppeld aan uw UiTPAS zijn aanvullend de privacyverklaring van UiTiD en de betrokken website van toepassing..

Alle gevraagde persoonsgegevens zijn essentieel voor een optimaal gebruik van UiTPAS. Indien er zich een probleem voordoet, dienen deze gegevens ook om u snel te kunnen contacteren.

publiq en de UiTPAS-partners nemen alle redelijke beveiligingsmaatregelen om uw gegevens te beschermen tegen onder meer onverwachte vernietiging, accidenteel verlies, moedwillige wijziging of ongeoorloofde toegang.

4. Doeleinden verwerking

publiq is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens in het kader van het project UiTPAS. Deze gegevensverwerking past in het beleid van de organisatie en haar partners om de participatie aan het vrijetijdsaanbod te stimuleren. De verzamelde persoonsgegevens worden niet voor commerciële doeleinden gebruikt.

In het bijzonder is de verwerking van persoonsgegevens noodzakelijk:

  1. om de UiTPAS correct en optimaal te gebruiken, rekening houdend met uw specifieke persoonsgegevens als pashouder. Zo herkent het systeem wanneer u punten kunt omruilen of recht hebt op bepaalde kortingen.
  2. om u toe te laten uw account online te activeren. Dit gebeurt door de aanmaak van een zogeheten UiTiD. Dit is een digitaal vrijetijdsprofiel waaraan u uw voor- en familienaam, geboortedatum, adres en emailadres koppelt. Beschikt u reeds over een UiTiD, dan kan u uw bestaande account gebruiken. (Voor meer details verwijzen we naar de UiTiD Gebruiksvoorwaarden en UiTiD Privacyverklaring.
  3. om u te informeren over UiTPAS, de lokale en specifieke toepassingen, het activiteitenaanbod van de partners en aanbieders en de beschikbare ruilvoordelen en dit alles ook mogelijk te maken in functie van uw voorkeuren en eerder gebruik van de UiTPAS. U kan uw communicatievoorkeuren steeds aanpassen via een hyperlink in de mails die u ontvangt, via uw persoonlijk profiel of via een UiTPAS-balie in uw regio.
  4. om anonieme cijfergegevens (daaronder begrepen het anonimiseren zelf van uw gegevens) over het gebruik van UiTPAS te verzamelen met het oog op verbeteringen aan het project of verwerking van statistische informatie.

5. Opslagtermijn en -locatie

publiq bewaart persoonsgegevens van kaarthouders zolang zij gebruik maken van UiTPAS. Geanonimiseerde gegevens, bedoeld voor statistische verwerking, worden voor onbepaalde termijn bewaard.
De data zijn opgeslagen in verschillende toepassingen bij Amazon, Azure en Mailjet. Met het oog op de controle van correctheid en gezondheid van mailadressen wordt sporadisch gebruik gemaakt van de diensten van gespecialiseerde serviceproviders. Voor elk van zijn leveranciers heeft publiq zich ervan verzekerd dat de nodige maatregelen genomen zijn om een naleving van de GDPR-voorschriften en een optimale beveiliging van de gegevens te verzekeren.

6. Omstandigheden waarin we uw gegevens delen met derden

Als beheerder van het gegevensbestand van UiTPAS geeft publiq geen persoonlijke informatie door aan derden. Van deze regel wordt enkel afgeweken indien er sprake is van wettelijke verplichting of de gerechtelijke instanties of politiediensten hierom verzoeken.

Ook UiTPAS-partners kunnen in bepaalde omstandigheden toegang krijgen tot persoonsgegevens. Deze data worden immers bijgehouden om uw UiTPAS correct en optimaal te laten functioneren. Zo kan op basis van uw persoonlijke gegevens (aantal gespaarde punten, statuut, ...) worden bepaald of u recht hebt op een korting of een ruilvoordeel. Om die reden kunnen baliemedewerkers van deelnemende UiTPAS-partners en UiTPAS-aanbieders aan de hand van een persoonlijke account toegang krijgen tot die gegevens die nodig zijn om hun taken correct uit te voeren. Hierbij houden we rekening met de doeleinden van de dataverwerking zoals omschreven onder “Doeleinden verwerking”..

Voor de verrekening van retributies voor kansentarieven kunnen bepaalde gegevens ook tussen UiTPAS-partners onderling worden uitgewisseld om louter administratieve redenen.

publiq, de UiTPAS-partners en UiTPAS-aanbieders kunnen ten slotte ook een beroep doen op derde dienstverleners voor technische ondersteuning van het UiTPAS-systeem. Deze derde partijen kunnen mogelijk in contact komen met bepaalde persoonsgegevens, maar zij werken enkel in onze opdracht en mogen de gegevens dus niet voor eigen doeleinden verwerken. Deze bedrijven zijn gevestigd binnen de Europese Economische Ruimte en zijn er contractueel toe verbonden het privacybeleid van UiTPAS strikt te respecteren.

7. Inzage- en correctierecht

In overeenstemming met de Algemene Verordening gegevensbescherming van 27 april 2016 (AVG of GDPR), beschikt u als pashouder over specifieke rechten in verband met de verwerking van uw persoonsgegevens. Zo hebt u te allen tijde het recht om inzage te krijgen in alle aan uw persoon gebonden gegevens die in het kader van het gebruik van uw UiTPAS worden verzameld. Ook beschikt u over het nodige correctierecht om onvolledige of onnauwkeurige gegevens te laten verbeteren. Alle data over de acties die u met uw UiTPAS onderneemt (punten sparen, ruilen, …) en al uw persoonlijke profielgegevens kunt u zelf opvragen via uw online account. U heeft eveneens het recht de verwijdering van uw gegevens te vragen. U kunt zich richten tot een registratiebalie van de UiTPAS-partner waarbij u uw kaart heeft aangevraagd (veelal stad of gemeente) voor de wijziging van uw UiTPAS-profiel. Uw online UiTiDprofiel kunt u online wijzigen, voor de wijziging van andere gegevens (zoals bv. uw gebruikershistoriek) of het opvragen of laten verwijderen van uw gegevens kunt u contact opnemen met publiq via privacy@uitpas.be of op het adres Henegouwenkaai 41-43, 1080 Sint-Jans-Molenbeek, België op voorwaarde dat u zich afdoende identificeert (wij raden u aan de voorzijde van uw eID hiertoe in te scannen en over te maken).

8. Aanmelding bij de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer

De verwerking van persoonsgegevens in het kader van het project UiTPAS (dossiernummer HM 132947652) is aangegeven bij de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, T. 02 274 48 00, e-mail: commission@privacycommission.be, website: www.privacycommission.be.

9. Wijzigingen

Het privacybeleid voor UiTPAS kan altijd gewijzigd worden door publiq. Bij wijzigingen is de nieuwe versie van het privacybeleid van kracht vanaf dertig dagen na datum van publicatie. Alle meldingen over eventuele wijzigingen en de publicatie van het gewijzigde privacybeleid verlopen via www.uitpas.be.

Privacybeleid gepubliceerd op 15/05/2018.